Gestion des congés payés : pourquoi choisir la dématérialisation ?

Gestion des congés payés : pourquoi choisir la dématérialisation ?

 

La gestion des ressources humaines est un métier particulier au sein d’une entreprise. C’est un travail qui exige réactivité et efficacité dans le but d’optimiser la pérennité d’un groupe. Au cours des années, plusieurs moyens ont été développés pour simplifier le travail des équipes de ressources humaines. Et avec l’arrivée des nouvelles technologies, les services internes d’une entreprise peuvent désormais être modernisés grâce à des outils de gestion électronique des documents qui réduisent les coûts de production et diminuent le travail des gestionnaires de ressources humaines. Parmi ces outils, le logiciel de gestion des absences et des congés marque un grand élan dans la modernisation numérique du travail de RH. Dans cet article, nous allons voir les changements apportés par cet outil révolutionnaire pour une entreprise.

La dématérialisation permet de mieux gérer les absences et les congés

La gestion dématérialisée des congés et des absences fonctionne d’un simple principe. C’est une interaction qui se fait de manière rapide entre les salariés et les responsables RH ou manager à partir du logiciel de congé. Les salariés posent leurs demandes d’absences avec l’aide du logiciel. Puis le chef d’équipe ou la personne en charge du planning reçoit une notification indiquant qu’une demande a été envoyée. Et en fonction du planning de travail prévu, ou en prenant en compte d’autres critères comme les périodes de vacances ou les jours fériés, les supérieurs hiérarchiques vont décider d’accepter ou non la demande. Pouvoir gérer les demandes de congés plus facilement via une plateforme en ligne permet de simplifier aussi le travail des gestionnaires de la paie qui pourront avoir un meilleur suivi en ce qui concerne les heures de travail. Une plateforme de gestion dématérialisée offre ainsi un visuel plus rapide qui facilite l’interaction interpersonnelle au sein d’une entreprise.

Simplicité d’utilisation

Un logiciel de gestion des absences et des congés pour entreprise est conçu pour être facile à utiliser grâce à une interface simplifiée. Toutes les fonctionnalités peuvent être apprises en très peu de temps par toutes les catégories de personnes et même pour ceux qui ne s’y connaissent pas trop en informatique.

Pour plusieurs utilisateurs

L’utilisation d’un logiciel de gestion des congés ne se limite pas aux managers et aux responsables des ressources humaines. C’est une plateforme qui vise à une grande autonomie de la part des utilisateurs de sorte à ce que la gestion de toutes les données soit plus simple.

Pour tous les organismes

Cet outil qui a pour but de faciliter le travail des RH au sein d’une entreprise n’est pas réservé à des sociétés spécifiques. Peu importe le secteur d’activité qu’exerce un groupe, ce logiciel peut parfaitement convenir à toutes les exigences et répondre à toutes les attentes. C’est un parfait programme en ligne qui convient à toutes les sortes d’entreprises : PME, grand compte, ETI, TPE, startup et autres.

            Compatibilité multiplateforme

Un autre avantage d’un logiciel de gestion de congé est que son utilisation n’est pas limitée aux ordinateurs. Ces programmes ont été conçus de sorte à être plus accessible pour plus d’efficacité au sein d’une entreprise.

                        Compatible sur PC et mobile

Il y a plusieurs programmes de gestion qui sont compatibles sur différentes plateformes comme les tablettes et les smartphones. La plupart des logiciels de gestion de congés ne sont pas en reste car ils sont aussi compatibles sur différents supports. Parmi les meilleurs logiciels multi supports, ManaTime est un logiciel de gestion du personnel qui peut convenir à toutes les entreprises avec un très bon tarif.

                        S’intègre à d’autres logiciel tiers API

En plus d’être compatible sur plusieurs supports, certains softwares concernant la gestion de congé comme ManaTime peuvent s’intégrer à des programmes tiers, aux API ou à d’autres plugins comme ceux qui intègrent les réseaux sociaux.

Les salariés peuvent visualiser en temps réel le programme de l’entreprise

La gestion des congés et des absences dématérialisées permet un confort supplémentaire aux salariés. Grâce à la possibilité de pouvoir consulter le planning des équipes de l’entreprise via le logiciel, les salariés peuvent anticiper la période la plus favorable pour poser leur demande de congé ou leur demande d’absence. Par la même occasion, les employés peuvent visualiser le nombre de congé qu’ils leur restent avec d’autres informations relatives concernant leur absence et le suivi de leur demande. C’est une démarche qui peut assurer un gain de temps majeur de production pour un service RH qui n’aura plus l’obligation de répondre aux diverses interrogations des salariés à chaque fois. Ces derniers seront aussi plus productifs avec les procédures de demandes plus simplifiées.

Gestion de planning de congés des équipes

L’utilisation d’un système de gérance de congés des équipes en entreprise permet d’avoir un aperçu détaillé du planning des équipes afin de pouvoir planifier rapidement et efficacement les besoins en effectif de l’entreprise. L’organisation grâce au logiciel devient ainsi plus simple. Il est possible de catégoriser des types de congés mais aussi des types de contrats. D’ailleurs, les conditions concernant les demandes peuvent être créées plus facilement.

Calcul de congé payé et RTT

La gestion des congés payés devient également plus simple avec l’utilisation d’un logiciel de gestion dématérialisé. Comme ce calcul est basé sur le nombre de jours ouvrables inclue dans la période de congé, un simple visionnage du tableau du logiciel suffit pour faire un calcul plus précis des heures de travail et les congés payés y sont relatifs.

Présence d’effectif

L’utilisation d’un logiciel de congé permet aussi une visualisation des équipes de travail présentes dans l’entreprise. À partir de cette fonctionnalité, il est plus facile de mettre en commun le planning des salariés et de réaliser des arrangements avec les supérieurs hiérarchiques grâce au logiciel.

Protection des données

La dématérialisation est une révolution technologique en matière de protection de données. Le stockage se fait par le cloud ce qui permet une consultation et une utilisation des données à n’importe quel moment dans tous les endroits disposant d’une connexion internet.

Pour l’entreprise et les utilisateurs

Il est vrai que les logiciels de gestion dématérialisés demandent beaucoup en termes d’information personnelle. Cependant, l’accès aux données personnel est garanti par une charte du respect de la vie privée. Des règles s’appliquent à tous les formats de données en ligne dans un système informatique. En effet, lorsque des informations identifiant une personne directement ou indirectement en tant qu’individu sont stockées ou traitées, les droits en matière de protection des données doivent être respectés. Et la particularité du stockage en ligne c’est qu’il n’y a aucun risque de perte de données.

                        Support technique pour les utilisateurs

Bien que les logiciels de gestion de congé aient été conçus de manière à être ergonomique et simple d’usage, les utilisateurs ont droit néanmoins à l’assistance de supports techniques pour les différents problèmes qui peuvent survenir. De plus, il existe des communautés en ligne qui permet de faire des échanges et même une formation pour les nouveaux utilisateurs.

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