La facturation électronique : la prochaine étape de la dématérialisation

La facturation électronique : la prochaine étape de la dématérialisation

Avec l’adoption des lois en faveur de la dématérialisation, les entreprises doivent se préparer à ce changement. D’ailleurs, l’utilisation des pièces dématérialisées est déjà la norme dans certains secteurs. Ceci dit, les dirigeants redoutent surtout la généralisation de la facturation électronique. En effet, l’émission de ces factures est bien plus complexe qu’on ne le pense. D’où l’intérêt d’user des outils adaptés.

Les enjeux de la facturation électronique

Pendant longtemps, les entreprises s’échangeaient uniquement des factures sous format papier. Seulement, à l’ère de la digitalisation, cette pratique semble dépassée. Elle entraine une réelle perte de temps et ralentit les transactions. Avec l’apparition des solutions de dématérialisation, la facturation électronique s’est fait une place dans le monde des affaires. Étonnamment, les services publics furent les premiers à adopter cette innovation. En créant le portail Chorus Pro, l’État montre sa volonté de se tourner vers le « zéro papier ».

Pour les acteurs du secteur privé, la dématérialisation des factures présente de nombreux avantages. En plus de limiter l’encombrement des espaces de travail, cette démarche permet d’optimiser les opérations financières. Les clients pourront procéder plus rapidement aux paiements et valider leurs commandes. La société sera alors moins vulnérable aux problèmes de trésorerie. Les responsables disposeront également de toutes les informations sur les créances en attente de recouvrement. Par conséquent, ils réagiront plus efficacement en cas d’impayés.

Malgré tout cela, la facturation électronique implique une parfaite connaissance des normes en vigueur. D’où la nécessité de bien se renseigner avant de se lancer.

Les normes qui régissent la dématérialisation des factures

Les factures dématérialisées ne sont pas de simples documents qu’on aurait scannés. Ces pièces doivent être conformes à des normes spécifiques pour que les destinataires puissent les authentifier. Dans ce domaine, des autorités de confiance délivrent des certificats aux fournisseurs de solutions de dématérialisation. Ces certifications prouvent que ces prestataires maitrisent les procédés employés pour l’horodatage et l’apposition d’une signature électronique. Grâce à cela, tous les acteurs seront en mesure de reconnaitre les documents émanant d’une structure quelconque et de les dater avec précision.

Depuis peu, quelques éditeurs ont également conçu des outils permettant d’envoyer les factures d’une façon sécurisée. À l’aide de ces systèmes, les sociétés ne sont plus obligées d’externaliser ce processus. De cette façon, les responsables parviendront à assurer la confidentialité des transactions opérées. La plupart de ces utilitaires de ce type sont compatibles avec d’autres logiciels de gestion. Ainsi, les utilisateurs éditeront facilement les factures pour ensuite envoyer ces pièces depuis une interface unique. Cette technologie répond aussi aux besoins de mobilité du personnel. Ces outils garantissent l’envoi sécurisé des documents depuis plusieurs catégories d’appareils grâce au Cloud computing. Il suffit de disposer d’une connexion internet pour avoir accès au tableau de bord et créer une nouvelle facture. Ce qui sera parfait pour les commerciaux souvent en déplacement. Cette solution convient également aux entreprises partenaires des services publics.

Enfin, certains outils exploitent l’API de Chorus Pro. Les utilisateurs sont ainsi en mesure de diffuser des pièces à destination des organismes étatiques. Cette fonctionnalité sera indispensable pour les sociétés qui s’intéressent aux marchés publics.

 

 

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