Comment mettre en place un système EDI ?

Comment mettre en place un système EDI ?

Dans le but d’optimiser les processus achats et d’améliorer les relations avec les fournisseurs, les entreprises ont de plus en plus recours à l’EDI. Zoom sur ce système de dématérialisation voué à fluidifier les échanges entre partenaires commerciaux.

L’EDI, c’est quoi ?

La définition de l’EDI commence par la traduction de son sigle : EDI signifie « Electronic Data Interchange », communément traduit en français par « Échange de Données Informatisé ». La mise en place d’un EDI consiste à remplacer les flux d’informations traditionnels (e-mails, courriers, fax…) par un flux numérique automatisé entre deux entreprises partenaires. Il s’agit d’un échange de documents commerciaux d’ordinateur à ordinateur, ces documents étant codés et traduits dans un format prédéfini.

De manière générale, les documents concernés par les flux EDI sont les bons de commandes, les factures, les avis d’expédition mais aussi les documents de douanes et autres documents liés à l’état des stocks.

Par nature, l’EDI est un système d’échange de données automatisé directement d’un ordinateur à un autre, sans intermédiaire. Contrairement à une facture envoyée par e-mail par exemple, qui implique l’intervention de plusieurs personnes à la fois du côté client et du côté fournisseur (pour l’envoi, pour le traitement, pour le classement…), une facture envoyée via l’EDI est transmise et traitée de façon automatique. Le document EDI est en effet envoyé puis reçu directement par le système informatique interne du partenaire et son traitement est initié automatiquement. L’EDI limite ainsi les interventions humaines et donc les risques d’erreurs et de retards. Il permet d’économiser de la main d’œuvre, de gagner du temps et ainsi de maximiser les performances des entreprises.

Les bénéfices liés à la mise en place de l’EDI sont nombreux : réduction des coûts (liés notamment à la main d’œuvre), diminution drastique du temps de gestion des transactions (moins d’une heure pour un traitement EDI contre 5 jours en moyenne pour un traitement manuel), optimisation des relations clients-fournisseurs (grâce à l’adoption d’un langage commun notamment) et efficacité globale accrue.

La mise en place d’un EDI entre deux entreprises

La mise en place d’un système d’échange de données informatisé entre des partenaires commerciaux implique une phase de préparation commune. Les documents EDI étant traités non pas par des personnes mais par des ordinateurs, il est nécessaire de définir et de se mettre d’accord sur un format standardisé afin que les documents envoyés puissent être traduits et traités par l’ordinateur qui les reçoit. Les entreprises partenaires doivent en somme choisir un langage commun permettant à leurs systèmes informatiques respectifs de se comprendre.

Il existe plusieurs formats EDI, ces derniers étant même déclinés en plusieurs versions (ANSI, EDIFACT, TRADACMS, XML…). Une fois le format et la version commune choisis, les partenaires devront chacun installer dans leurs systèmes informatiques des traducteurs EDI qui se chargeront de transformer les informations EDI en données utilisables. Ces traducteurs peuvent se présenter sous forme de logiciels internes ou être mis en place via un fournisseur de services d’applications.

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