Les tâches à
forte valeur ajoutée nécessitent toujours du temps et de la priorité si bien
que les services administratifs sont négligés. Les entreprises sont donc obligées
d’externaliser ses tâches chronophages pour se concentrer sur leur cœur de
métier. Qu’est-ce que l’externalisation administrative ? En quoi cela consiste ?
Quels sont ses avantages ? Réponses !
Qu’est-ce que l’externalisation administrative ?
L’externalisation
administrative fait référence à la prise en charge des fonctions
administratives par des entités tierces. Ce type de sous-traitance peut être
effectué en offshore (en dehors du
territoire), en nearshore (près du
territoire) ou en onshore (dans le
territoire).
Plus une
entreprise est grande, plus les tâches administratives sont considérables. Parmi
ces charges de travail, on peut notamment citer la rédaction et l’envoi d’e-mails, la rédaction de contenu, la modération
web, la gestion de relation client…
Quels sont les différents services d’externalisation administrative ?
Aujourd’hui,
de nombreux services d’externalisation administrative sont proposés aux
entreprises. Voici les services couramment sous-traités.
Saisie des données
La saisie de donnéesconsiste à encoder des
données informatiques liées à l’entreprise. Ces données peuvent provenir de
documents manuscrits, d’enregistrements ou même d’appels téléphoniques.
L’objectif est d’obtenir une base de données cohérente et
organisée afin que l’entreprise puisse adopter une bonne approche stratégique.
À mesure qu’une
entreprise se développe, la quantité de données augmente considérablement. D’où
l’intérêt de faire appel à un professionnel pour bien les gérer et les
répertorier.
Gestion de la relation client
La gestion de la relation client, comme
son nom l’indique,consiste àfortifier le lien avec les principaux clients de l’entreprise.
Cela comprend notamment la résolution des plaintes des clients.
Les systèmes CMRgardent une trace des informations
liées aux clients, ce qui permet d’améliorer la qualité des produits et des
services commerciaux.
Modération, rédaction, référencement…
Actuellement,
une enseigne qui n’a pas une bonne présence en ligne n’est pas considérée comme
une vraie entreprise. D’où l’intérêt de travailler et d’accroitre son
e-réputation.
Une entreprise désireuse de gagner des clients sur internet ne doit donc pas négliger
les aspects liés au digital : rédaction
de contenu web, référencement naturel
SEO, modération web, community management…
Comment l’externalisation administrative aide-t-elle votre entreprise ?
Les tâches
administratives sont considérées comme répétitives et chronophages. Or, elles
sont essentielles dans la vie d’une entreprise.
Voici les
principaux avantages de l’externalisation administrative pour votre entreprise.
1) Réduction des coûts
Des prestatairesexternes
assisteront votre équipe interne dans la gestion des tâches administratives. Si
vous externalisez en offshore, vous
aurez la certitude de réaliser des économies considérables. Les pays comme
Madagascar, par exemple, proposent des prestations attractives pour de bonnes
qualités de service.
2) Mieux se concentrer sur son cœur de métier
Une grande
entreprise fera certainement face à une liste interminable de tâches
chronophages. Grâce à l’externalisation administrative, vous pourrez vous vous en décharger et vous recentrer sur
votre activité principale.
Pendant que
l’équipe d’externalisation s’occupe des missions à faible valeur ajoutée, votre
équipe interne peut se concentrer sur des projets plus importants.
3) Flexibilité
L’externalisation
offre de la flexibilité aux petites et moyennes entreprises. Ils peuvent recourir
à des services administratifs
externalisés au lieu d’embaucher des employés en interne, ce qui est plus
coûteux et nécessite d’importantes ressources pour les entreprises.
4) Efficacité accrue et productivité
Les tâches
administratives peuvent être ennuyeuses et répétitives, ce qui peut affecter les
performances des employés et augmenter le risque d’erreurs.
Une agence d’externalisation administrative
est une vraie entreprise. Elle compte en son sein plusieurs professionnels pour
prendre en charge vos services administratifs. Même si vous avez des charges de
travail élevées, un prestataire externalisé est capable de s’adapter pour
répondre à vos besoins.
5) Multitude de services à votre disposition
L’externalisation est le meilleur moyen pour bénéficier d’une variété de services externalisés. Les agences d’externalisation sont connues pour embaucher et former divers profils afin d’offrir des prestations hétéroclites, même les tâches les plus complexes : rédaction de contenu SEO, modération internet, création de sites web, appel téléphonique, gestion d’emails, numérisation de documents, comptabilité externalisée, saisie de factures…
Vous savez
désormais pourquoi les entreprises les plus compétitives de leur secteur ont
choisi l’externalisation. Alors, si vous aussi, vous souhaitez atteindre plus
de prospects et gagner en productivité, tournez-vous vers l’outsourcing administratif !