L’organisation d’une réunion peut devenir problématique lorsqu’on s’y prend de la mauvaise manière. Comme c’est un moment d’échange important au sein de l’entreprise, il est donc impératif d’avoir une bonne préparation, une attribution précise des tâches et des responsabilités ainsi qu’une bonne ponctualité sont requises. Mais comment faire pour arriver à ce résultat ? Voici des conseils précieux pour organiser une réunion productive.
Définition des objectifs
Le succès d’une réunion repose sur la préparation. Et la première chose à définir est le but de la réunion afin de connaitre ce qui doit en ressortir au final avant d’entamer l’organisation. D’ailleurs, il est inutile de se réunir à maintes reprises afin d’être productif. Pour être plus efficace, vous devez organiser une réunion seulement quand vous savez à quoi cela va servir. De cette manière, vous pouvez établir votre ordre du jour plus facilement à partir de ces objectifs définis. Il est important de les établir de manière claire et concise, avec des détails sur les thèmes abordés pour optimiser par la suite vos explications sur un TBI ou en projection. Cela va également vous permettre de connaitre tous les points nécessaires à discuter et mieux gérer votre temps. A ce sujet, il est également important de faire en sorte que la réunion ne dure pas trop longtemps. Une réunion trop longue risque de ne pas être productive.
Choisir un lieu et un horaire adaptés
Le lieu de la réunion doit convenir à la fois à la structure choisie et au nombre de participants. Cela contribuera à la bonne atmosphère de la réunion si l’ensemble des intervenants peuvent s’installer et travailler confortablement dans le lieu de réunion. Un endroit adapté et accessible, que ce soit en termes de transport pour s’y rendre ou en équipements pour les personnes à mobilité réduite peut. Une réunion ne peut être efficace à moins que chacun puisse y trouver sa place. L’éclairage est aussi un détail qu’il ne faut pas négliger. Travailler dans une salle sombre est pénible et incite à l’inactivité, ce qui réduira l’efficacité de la réunion. De même, une salle insonorisée est importante. Entendre les bruits extérieurs ne peut que déconcentrer lors d’une réunion. L’idéal serait donc d’avoir une salle à la fois claire avec une isolation phonique. En ce qui concerne la date et l’heure, il est préférable de choisir un moment où l’on peut assurer la disponibilité de tous les participants et éviter les horaires après-midi connus pour réduire la concentration.
Utiliser un support efficace et fonctionnel
La préparation des documents de travail qui serviront de support à la réunion est impérative. Cela permettra d’avoir une réunion bien conduite et grâce à cela, c’est sûr que les participants resteront concentrés jusqu’à l’aboutissement du rassemblement. D’ailleurs, il faudra assurer que tout le matériel soit fonctionnel. Si vous utilisez un TBI, il faut que vous soyez sûr que vos documents techniques fonctionnent correctement, ou que si vous utilisez un rétroprojecteur, il va falloir vérifier s’il est opérationnel ou que toutes les connectiques sont à votre disposition. Les mauvaises surprises ne sont pas excusées. Il est crucial pour l’entreprise de montrer son professionnalisme à partir de ce qu’elle peut organiser. Soigner sa présentation est d’une importance capitale, et la présentation doit captiver et séduire l’auditoire et ainsi faire passer les notions principales afin d’avancer vers l’objectif de la réunion.