Tout employé a droit à des jours de congés et de RTT. Toutefois, il faut que ce soit approuvé par son employeur et justifié auprès de celui-ci. Si tel n’est pas le cas, votre responsable peut vous envoyer une demande de justificatif d’absence. On vous dit tout sur cette procédure.
Une demande de la part de l’employeur pour l’employé
Une demande de justificatif d’absence est un courrier de la part de l’employeur pour l’employé. Comme son nom l’indique, c’est une mise en demeure qui consiste à rappeler à l’absentéiste qu’il doit pouvoir justifier sa non-présence sur les lieux de travail. Ce peut être par un certificat médical ou des avis médicaux, voire par une annonce officielle du décès d’un proche.
À savoir que l’employeur peut se lancer dans ce type de procédure et envoyer ce genre de courrier par enveloppe A5 pour toutes les absences dépassant les 3 jours. Tel sera surtout le cas si l’employé en question n’a pas jugé bon de prévenir son employeur de son incapacité à se présenter à son poste.
Les mentions obligatoires dans ce genre de courrier
Il existe différentes manières d’envoyer ce genre de courrier à son employé. L’employeur peut notamment attendre son retour sur les lieux du travail pour une remise en main propre dans une enveloppe A5. Il peut également, pour accélérer les choses, l’envoyer par courrier ou par lettre recommandée.
Dans un cas comme dans l’autre, une demande de justificatif d’absence employeur devra respecter certaines mentions obligatoires pour être recevable. Notamment, elle doit présenter l’entreprise et le salarié concerné. Elle doit également préciser les dates d’absences ainsi que le poste qui aura été laissé vacant au cours de cette période. Elle doit mettre en demeure l’employé que l’absence de réponse audit courrier peut ouvrir les portes à une procédure disciplinaire plus grave. Enfin, le document doit aussi préciser les démarches à suivre pour la présentation desdits justificatifs.
Connaitre les délais dans une procédure de demande de justificatifs d’absence
Comme susmentionné, dans la majorité des cas, les employeurs ne font une demande de justificative d’absence qu’au bout de 3 jours d’absence. Toutefois, la règlementation en vigueur vous permet de réagir et d’envoyer votre enveloppe A5 dès le premier jour d’absence si besoin. Plus vite vous réagissez, mieux ce sera.
De son côté, votre employeur disposera de 48 heures pour répondre à votre courrier. Ce peut être par une autre lettre ou en se présentant directement au bureau pour présenter ses justificatifs. À savoir que tous les documents ne sont pas valables. Par exemple, malgré un justificatif, un salarié peut être sanctionné de son absence s’il avait pu prévoir son absence et s’arranger pour l’éviter, mais qu’il ne l’a pas fait. Les mesures disciplinaires ne s’appliquent pas pour les circonstances graves indépendantes de sa volonté : le décès d’un proche, le mariage d’un proche, une maladie, la maladie de son enfant ou du conjoint, etc.
Au-delà de 48 heures sans réponses de la part du salarié, l’employeur peut alors ouvrir une procédure de mesure disciplinaire contre son employé, et ce, qu’il ait ou non de justificatif. Ce dernier devra être informé de la démarche.